Woont u ver van de notaris, laat uw agenda het niet toe om vrij te nemen, of woont een nabije erfgenaam in het buitenland? De volmacht aan de notaris voor de nalatenschap maakt het mogelijk om bepaalde stappen te delegeren zonder de afhandeling van het dossier te blokkeren. Het is echter belangrijk om te weten wat dit document dekt, hoe het moet worden opgesteld en welke fouten de verdeling kunnen vertragen.
Erfgenamen volmacht: wat de volmacht toestaat en wat deze uitsluit
De volmacht is een mandaat. De opdrachtgever (de verhinderd erfgenaam) vertrouwt een gevolmachtigde de bevoegdheid toe om in zijn naam te handelen voor specifieke handelingen. De gevolmachtigde kan een andere erfgenaam, een naaste of een derde vertrouwenspersoon zijn.
Aanrader : Perfecte bereiding: hoe de temperatuur van je oven goed in te stellen
Niet alle stappen kunnen op dezelfde manier worden gedelegeerd. Het mandaat moet elke toegestane handeling opsommen, anders zal de notaris weigeren deze te gebruiken op het moment van de verdeling. Een te vage volmacht (“mijn nalatenschap beheren”) heeft geen operationele waarde.
Een volmacht aan de notaris voor de nalatenschap opstellen vereist dat we de voorbereidende handelingen (een overzicht van het vermogen aanvragen, documenten ophalen) onderscheiden van de bindende handelingen (een verdelingsakte ondertekenen, de nalatenschap aanvaarden of verwerpen). Laatstgenoemden vereisen bijna altijd een notariële volmacht.
Zie ook : Mobiele telefonie: hoe de oorsprong van een onbekende oproep te achterhalen
- De conserverende handelingen (inventarisatie van het vermogen, aanvraag van een eigendomsverklaring) kunnen doorgaans worden gedelegeerd via een volmacht onderhands.
- De beschikkende handelingen (verkoop van een onroerend goed van de overledene, ondertekening van de verdelingsakte) vereisen een authentieke akte opgesteld door de notaris.
- De aanvaarding of verwerping van de nalatenschap blijft een persoonlijke handeling die sommige notarissen weigeren te behandelen via een eenvoudige volmacht, vooral in geval van onzekere schulden.
De volmacht opstellen: notariële of onderhands
Waarom bestaan er twee vormen? Omdat de aard van de gedelegeerde handeling het vereiste niveau van juridische zekerheid bepaalt.
Onderhands volmacht
Deze wordt opgesteld tussen de opdrachtgever en de gevolmachtigde, zonder tussenkomst van de notaris. Het is geschikt voor de gebruikelijke administratieve handelingen met betrekking tot de nalatenschap: het ophalen van documenten, het raadplegen van het dossier, communicatie met de bankinstellingen van de overledene.
Dit document moet de volledige identiteit van beide partijen vermelden, de exacte aard van de toegestane handelingen, de duur van het mandaat en de handgeschreven handtekening van de opdrachtgever. Een kopie van een identiteitsbewijs gaat altijd samen met de volmacht.
Notariële volmacht (authentieke akte)
Voor elke handeling die het erfgoed van de nalatenschap aangaat (verkoop van een goed, verdeling, aanvaarding onder voorbehoud van inventaris) vereist de notaris een authentiek mandaat. De notariële volmacht biedt een hogere bewijswaarde en beschermt de opdrachtgever tegen eventuele latere betwistingen door een mede-erfgenaam.
Sinds de verduurzaming van het systeem dat voortkwam uit de gezondheidscrisis, kan de notariële volmacht op afstand worden ondertekend via een beveiligde videoverbinding. De opdrachtgever logt in vanuit een ander notariskantoor of vanuit zijn woning, afhankelijk van de beschikbare apparatuur. De notaris controleert zijn identiteit en verzamelt zijn toestemming in real-time.
Verplichte vermeldingen en valkuilen bij het opstellen om te vermijden
Een onvolledig of ambigu mandaat blokkeert het dossier, soms gedurende meerdere weken. Hier zijn de elementen die het document absoluut moet bevatten.
- De volledige burgerlijke staat van de opdrachtgever en de gevolmachtigde (naam, voornaam, geboortedatum en -plaats, adres).
- De nauwkeurige aanduiding van de betrokken nalatenschap (identiteit van de overledene, datum van overlijden, verwantschap met de opdrachtgever).
- De gedetailleerde lijst van toegestane handelingen, expliciet geformuleerd (“de verdelingsakte ondertekenen met betrekking tot het goed gelegen aan [adres]” in plaats van “de nalatenschap beheren”).
- De geldigheidsduur van het mandaat, met een duidelijke einddatum. Een mandaat zonder tijdslimiet kan worden betwist.
- De vermelding van de mogelijkheid of niet van subdelegatie (kan de gevolmachtigde zelf de bevoegdheid aan een derde toevertrouwen?).
Een mandaat dat in algemene termen is opgesteld, zal door de notaris worden afgewezen op het moment van de ondertekening van de verdelingsakte. Het is beter om een te gedetailleerd mandaat te voorzien dan een te vaag mandaat.
Een andere veelvoorkomende valkuil: vergeten een specifiek goed te vermelden. Als de nalatenschap een appartement en een stuk grond omvat, moet het mandaat beide dekken. Een vergetelheid verplicht tot het opstellen van een nieuw mandaat, wat de afhandeling vertraagt.
Volmacht op afstand voor verre erfgenaam: het videoverbinding systeem
Woont u honderden kilometers van het kantoor dat verantwoordelijk is voor de nalatenschap? De notariële volmacht op afstand voorkomt soms kostbare verplaatsingen.
De opdrachtgever maakt een afspraak met een notaris in de buurt van zijn woning of gebruikt het beveiligde videoverbinding systeem dat door de beroepsgroep is opgezet. De notaris controleert de identiteit van de opdrachtgever via camera en elektronische handtekening. De authentieke akte die zo wordt opgesteld, heeft dezelfde juridische waarde als een fysiek ondertekende volmacht op het kantoor.
Dit systeem is na de tijdelijke regeling in verband met de gezondheidscrisis geformaliseerd door wijziging van het decreet van 26 november 1971 betreffende de door notarissen opgestelde akten. Het is uitsluitend van toepassing op de volmacht, niet op andere authentieke akten.
Kosten en geldigheidsduur van een notariële volmacht in nalatenschap
De onderhands volmacht genereert geen kosten. De notariële volmacht daarentegen brengt aktekosten met zich mee. Het tarief hangt af van de complexiteit van het mandaat en het aantal gedekte handelingen. Vraag een offerte aan bij het kantoor voordat u de afspraak vastlegt.
De duur van het mandaat moet worden aangepast aan de kalender van de nalatenschap. Een te korte volmacht loopt het risico te vervallen voordat de definitieve ondertekening plaatsvindt. Een te lange volmacht, zonder resterend doel, kan vragen over verantwoordelijkheid oproepen.
De opdrachtgever behoudt het recht om de volmacht op elk moment in te trekken, door eenvoudig de notaris die het dossier behandelt op de hoogte te stellen. Deze intrekking wordt van kracht zodra deze door het kantoor is ontvangen.
De afhandeling van een nalatenschap duurt vaak meerdere maanden. Het is raadzaam om een geldigheidsduur te voorzien die deze periode ruim dekt, om te voorkomen dat het mandaat halverwege moet worden vernieuwd, met de kosten en vertragingen die dit met zich meebrengt.