Sie wohnen weit entfernt von der Notarkanzlei, Ihr Zeitplan lässt es nicht zu, dass Sie sich freimachen, oder ein naher Erbe lebt im Ausland. Die Vollmacht an den Notar für die Erbschaft ermöglicht es, bestimmte Schritte zu delegieren, ohne die Regelung der Akte zu blockieren. Man muss jedoch wissen, was dieses Dokument abdeckt, wie man es verfasst und welche Fehler die Teilung verzögern können.
Erbvollmacht: Was das Mandat erlaubt und was es ausschließt
Die Vollmacht ist ein Mandat. Der Vollmachtgeber (der verhinderte Erbe) überträgt einem Bevollmächtigten die Befugnis, in seinem Namen für bestimmte Handlungen zu agieren. Der Bevollmächtigte kann ein anderer Erbe, ein Angehöriger oder eine vertrauenswürdige Person sein.
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Nicht alle Schritte können auf die gleiche Weise delegiert werden. Das Mandat muss jede erlaubte Handlung auflisten, andernfalls wird der Notar es zum Zeitpunkt der Teilung nicht verwenden. Eine zu vage Vollmacht (“meine Erbschaft verwalten”) hat keinen praktischen Wert.
Eine Vollmacht an den Notar für die Erbschaft zu verfassen, setzt voraus, dass man die vorbereitenden Handlungen (Anforderung eines Vermögensstands, Beschaffung von Dokumenten) von den bindenden Handlungen (Unterzeichnung eines Teilungsaktes, Annahme oder Ausschlagung der Erbschaft) unterscheidet. Letztere erfordern fast immer ein notarielles Mandat.
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- Die konservierenden Handlungen (Inventar des Vermögens, Antrag auf Eigentumsbescheinigung) können in der Regel durch ein privatschriftliches Mandat delegiert werden.
- Die Verfügungsakte (Verkauf eines Nachlassgegenstands, Unterzeichnung des Teilungsaktes) erfordern eine authentische Urkunde, die vom Notar erstellt wird.
- Die Annahme oder Ausschlagung der Erbschaft bleibt eine persönliche Handlung, die einige Notare ablehnen, einfach durch eine Vollmacht zu behandeln, insbesondere im Falle von ungewissem Passiv.
Die Vollmacht verfassen: notarielle Form oder privatschriftlich
Warum existieren zwei Formen? Weil die Art der delegierten Handlung das erforderliche Niveau an rechtlicher Sicherheit bestimmt.
Privatschriftliche Vollmacht
Sie wird zwischen dem Vollmachtgeber und dem Bevollmächtigten ohne das Eingreifen des Notars verfasst. Sie eignet sich für gängige administrative Schritte im Zusammenhang mit der Erbschaft: Abholung von Dokumenten, Einsichtnahme in die Akte, Austausch mit den Bankinstituten des Verstorbenen.
Dieses Dokument muss die vollständige Identität beider Parteien angeben, die genaue Art der erlaubten Handlungen, die Dauer des Mandats und die handschriftliche Unterschrift des Vollmachtgebers. Ein Ausweis in Kopie begleitet immer die Vollmacht.
Notarielle Vollmacht (authentische Urkunde)
Für jede Handlung, die das Nachlassvermögen betrifft (Verkauf eines Gegenstands, Teilung, Annahme unter dem Vorbehalt der Inventarisierung), verlangt der Notar ein authentisches Mandat. Die notarielle Vollmacht bietet eine höhere Beweiskraft und schützt den Vollmachtgeber vor späteren Anfechtungen durch einen Miterben.
Seit der Festigung des aus der Gesundheitskrise hervorgegangenen Systems kann die notarielle Vollmacht per sicherer Videokonferenz aus der Ferne unterzeichnet werden. Der Vollmachtgeber verbindet sich von einem anderen Notariat oder von zu Hause aus, je nach verfügbarer Ausstattung. Der Notar überprüft seine Identität und holt in Echtzeit sein Einverständnis ein.
Obligatorische Angaben und zu vermeidende Fallstricke bei der Formulierung
Ein unvollständiges oder mehrdeutiges Mandat blockiert die Akte, manchmal über mehrere Wochen. Hier sind die Elemente, die das Dokument unbedingt enthalten muss.
- Die vollständigen Zivilstandsdaten des Vollmachtgebers und des Bevollmächtigten (Name, Vorname, Geburtsdatum und -ort, Adresse).
- Die genaue Bezeichnung der betreffenden Erbschaft (Identität des Verstorbenen, Sterbedatum, Verwandtschaftsverhältnis zum Vollmachtgeber).
- Die detaillierte Liste der erlaubten Handlungen, klar formuliert (“den Teilungsakt für das Objekt in [Adresse] unterzeichnen” anstelle von “die Erbschaft verwalten”).
- Die Gültigkeitsdauer des Mandats mit einem klaren Enddatum. Ein Mandat ohne zeitliche Begrenzung kann angefochten werden.
- Die Angabe, ob eine Unterdelegation möglich ist oder nicht (darf der Bevollmächtigte die Befugnis an einen Dritten weitergeben?).
Ein in allgemeinen Begriffen verfasstes Mandat wird vom Notar zum Zeitpunkt der Unterzeichnung des Teilungsaktes abgelehnt. Es ist besser, ein zu detailliertes Mandat vorzusehen als ein zu vages.
Ein weiterer häufiger Fallstrick: das Vergessen, ein bestimmtes Gut zu erwähnen. Wenn die Erbschaft eine Wohnung und ein Grundstück umfasst, muss das Mandat beide abdecken. Ein Versäumnis zwingt zur Erstellung eines neuen Mandats, was die Regelung verzögert.
Vollmacht aus der Ferne für entfernte Erben: das Videokonferenzsystem
Sie wohnen mehrere hundert Kilometer von der Kanzlei entfernt, die für die Erbschaft zuständig ist? Die notarielle Vollmacht aus der Ferne vermeidet eine manchmal kostspielige Reise.
Der Vollmachtgeber vereinbart einen Termin mit einem Notar in der Nähe seines Wohnorts oder nutzt das von der Berufsgruppe eingerichtete sichere Videokonferenzsystem. Der Notar überprüft die Identität des Vollmachtgebers per Kamera und elektronischer Unterschrift. Die so erstellte authentische Urkunde hat den gleichen rechtlichen Wert wie eine physisch in der Kanzlei unterzeichnete Vollmacht.
Dieses System wurde nach der vorübergehenden Regelung im Zusammenhang mit der Gesundheitskrise durch Änderung des Dekrets vom 26. November 1971 über die von Notaren erstellten Urkunden dauerhaft eingeführt. Es gilt ausschließlich für die Vollmacht, nicht für andere authentische Urkunden.
Kosten und Gültigkeitsdauer einer notariellen Vollmacht in der Erbschaft
Die privatschriftliche Vollmacht verursacht keine Kosten. Die notarielle Vollmacht hingegen zieht Gebühren für die Urkunde nach sich. Die Kosten hängen von der Komplexität des Mandats und der Anzahl der abgedeckten Handlungen ab. Fragen Sie die Kanzlei nach einem Kostenvoranschlag, bevor Sie den Termin festlegen.
Die Dauer des Mandats sollte an den Zeitplan der Erbschaft angepasst werden. Eine zu kurze Vollmacht läuft Gefahr, vor der endgültigen Unterzeichnung abzulaufen. Eine zu lange Vollmacht, ohne verbleibenden Gegenstand, kann Fragen zur Haftung aufwerfen.
Der Vollmachtgeber behält sich das Recht vor, die Vollmacht jederzeit durch einfache Mitteilung an den Notar, der für die Akte zuständig ist, zu widerrufen. Dieser Widerruf tritt mit dem Eingang in der Kanzlei in Kraft.
Die Regelung einer Erbschaft dauert oft mehrere Monate. Eine Gültigkeitsdauer, die diesen Zeitraum großzügig abdeckt, vermeidet es, das Mandat zwischendurch erneuern zu müssen, mit den Kosten und Verzögerungen, die dies mit sich bringt.